VPT darbuotojas mato tokią techninę dalį, kurioje privaloma užpildyti visus redaguojamus laukus (neapskaitomumas neprivalomas).

         Registracijos data ir numeris- ši informacija automatiškai išskaičiuojama. Registracijos data - registracijos numerio išskaičiavimo data. Registracijos numeris - paskutinės užregistruotos ataskaitos numeris padidintas vienetu.

         Lydraščio data ir numeris - nurodomi kartu su ataskaita, siunčiamo lydraščio data ir numeriu.

         Pirkimo numeris - atitinka I dalies lauką. Įvedant duomenis, pirkimo numerį galima įvesti ir techninėje dalyje, šis įvedimas atitinka pirkimo numerio įvedimą I dalyje (žr. I. Pirkimo numeris).

         Perkančiosios organizacijos pavadinimas, kodas adresas ir tipas - atitinka II.1. punkte pildomą informaciją. (žr. II.1.)

         Pirkimo objektas - šios dalies laukai atitinka III dalies 4-6, (A-3 5-7) punktus, IV.1., VI.2.2. punktus.

         Jeigu ataskaitą reikia pažymėti kaip neapskaitomą, užfiksuojama vėliavėlė "Neapskaitoma", nurodomos "Neapskaitymo priežastys", sistema išskaičiuoja neapskaitymo požymio uždėjimo datą. Neapskaitomoje ataskaitoje neleidžiama redaguoti jokių laukų, tik leidžiama keisti neapskaitymo požymį. Neapskaitomą ataskaitą galima ir vėl padaryti apskaitoma - užtenka nuimti vėliavėlę ir išsaugoti ataskaitą.

         Pirkimo būsena - kiekvieno ataskaitos saugojimo metu Ssistema išskaičiuoja šios ataskaitos pirkimo būseną pagal X punktą. Galimos tokios pirkimo būsenos:

• Nebaigtos pirkimo procedūros - bent dėl vienos dalies dar nėra priimtas sprendimas arba yra priimtas sprendimas “Nustačius laimėtoją”, bet dėl tos dalies dar nėra sudaryta sutartis.

• Dalinai įvykęs pirkimas - bent dėl vienos dalies priimtas sprendimas “Nustačius laimėtoją” ir dėl šios dalies sudaryta sutartis, o dėl likusių dalių priimti bet kurie sprendimai išskyrus “Nustačius laimėtoją”

• Neįvykęs pirkimas - dėl visų dalių priimti bet kurie sprendimai išskyrus "Nustačius laimėtoją". Šis pirkimas priskiriamas ketvirčiui pagal paskutinio sprendimo datą.

• Įvykęs pirkimas - dėl visų dalių priimtas sprendimas “Nustačius laimėtoją” ir visoms dalims yra sudarytos sutartys.

         Pirkimo neįvykimo fiksavimo data – vėliausiai priimto sprendimo data, po kurios pirkimo būsena tapo “Neįvykęs pirkimas”.

         Registratorius- asmuo, kuris pirmą kartą išsaugojo ataskaitą Sistemoje.

         Patvirtintojas - asmuo atlikęs ataskaitos duomenų patvirtinimą tinkamais informacijos analizei. Sistema nustato sėkmingo patvirtinimo datą.

         PO patikrintojas – PO darbuotojas, kuris atliko ataskaitos tikrinimą prieš šios ataskaitos perdavimą Tarnybai.

         Anuliuota – šį požymį gali užfiksuoti tik PO darbuotojas. Tuo atveju, kai PO darbuotojas nusprendžia, kad pildoma ataskaita negali būti išsiųsta į Tarnybą dėl tam tikrų duomenų pildymo klaidų arba, jeigu ataskaita per klaidą užregistruojama ne su tuo pirkimo numeriu, šią ataskaitą PO darbuotojas gali anuliuoti.

         Ataskaitos formą leidžiama anuliuoti tuomet, kai:

• Ataskaitos formą tvarko PO darbuotojas.

• Ataskaitos forma yra bent vieną kartą sėkmingai išsaugota.

         Jeigu PO darbuotojas gali redaguoti ataskaitos formos duomenis, tuomet jam leidžiama uždėti anuliavimo požymį, su sąlygą, kad ataskaita yra bent vieną kartą išsaugota.

         Prieš anuliavimo požymio išsaugojimą, naudotojui parodomas pranešimas, kuriame papildomai paklausiama, ar tikrai norima anuliuoti pasirinktą ataskaitą.

         Anuliuotai ataskaitai priskiriami du požymiai – anuliavimo ir neapskaitymo (šis požymis priskiriamas dėl to, kad tokių ataskaitų duomenys nebūtų įtraukiami į suvestines). Dėl šių priežasčių būtina užtikrinti, kad Tarnybos darbuotojui neleidžiama tokioje ataskaitoje nuimti neapskaitymo požymį, redaguoti neapskaitymo priežastis.

         Jeigu ataskaitai išsaugotas anuliavimo požymis, tuomet PO darbuotojui neleidžiama redaguoti tokios ataskaitos. Anuliavimo požymio atšaukti negalima.

         Jeigu ataskaitai išsaugotas anuliavimo požymis, tuomet Tarnybos darbuotojui tokios ataskaitos neleidžiama redaguoti, t.y. neleidžiama nuimti neapskaitymo požymio, redaguoti neapskaitymo priežasčių.

         Duomenų įvedimo inicijavimo data -pirmo duomenų įbazėjesėkmingo išsaugojimo data.

         Paskutinio redagavimo data - ataskaitos duomenų paskutinio redagavimo data.

         Ataskaitos išsiuntimo į VPT data - ataskaitos išsiuntimo iš PO į VPT data.

         Atspausdinus ataskaitą ir norint išsiųsti Sistemoje esančius šios ataskaitos duomenis, reikia pažymėti punktą "Patvirtinama jog atspausdinto oficialaus dokumento duomenys sutampa su VPM IS pateiktais duomenimis". Norint išsaugoti ataskaitos duomenis, šio lauko užpildymas neprivalomas. Tačiau PO atveju norint patikrinti ataskaitos duomenis išsiuntimui į VPT, VPT atveju norint patvirtinti ataskaitos duomenis kaip tinkamus informacijos analizei, šio lauko užpildymas privalomas.

         PO atveju matoma mažiau šio sąrašo laukų: